NTT印刷は歴史の長い会社です。主には電話帳と請求書の印刷サービスを行っております。私たちは請求書印刷の部門です。NTTグループ以外にもさまざまな企業様などの請求書印刷も受託しています。
近年ではペーパーレス化が進んで、インターネットで請求金額や内訳を参照できるようになり、紙の請求書の印刷数は以前よりも減りました。それでも、月間4,500万通を超える請求書を印刷して封入封緘しています。請求書はお客様に早くお届けしたいというニーズがありますので、全国5ヵ所の工場で1時間25,500枚印刷できる高速機で印刷しています。
以前は請求書印刷の依頼企業からCMT（磁気テープ媒体）でデータが送られてきましたが、現在はデータ通信に変わっています。それに伴いシステムの運行監視業務の必要性が高まってきました。私たち情報システム部は20名のスタッフが交代で24時間365日運行監視しています。夜間でも常時2名体制です。月次に定期的に発行されるものもあれば、お客様のご要望で毎日不定期に発行されるものもあり気が抜けません。
運行監視業務の手順書やチェック表のために1日300枚以上の紙を使用していました。1ヶ月分で大型の段ボールがあふれ、年間では10万枚を超えます。さらに作業後は運行記録として半年間保存する必要があります。この膨大な量の紙を管理することも大変でした。「紙を減らしたい」それがデジタルペーパー導入の大きな目的でした。
紙でチェックしていると手順番号を飛ばしたり、忘れてしまったりすることがありましたが、デジタルペーパーではそのようなことがなくなりました。紙と同じような感覚で作業者が確認してサインができ、筆跡もはっきりと残ります。作業者2人でダブルチェックして上長の承認を受けます。
しかし、どんなにしっかりチェックしても印刷業務でミスやトラブルは発生するものです。人間の関わることなので仕方がありません。その際には、データ保管している過去の運行記録をすぐに確認できるので便利です。ファイル毎にフォルダに整理区分しているので、大量の紙の山から探し出す手間がありません。
デジタルペーパーは4台導入していてフル稼働しています。インターネットには接続させず、運用ルーム内から持ち出すこともないのでセキュリティーにも配慮できています。
この取り組みを社内のQC大会で発表しました。QCとはクオリティ・コントロールのことで品質向上のための大切な取り組みで、年1回全国の印刷工場のスタッフが数百名集まります。工場の生産効率や品質を高める工夫を発表することが主なのですが、「運行監視のペーパーレス化」というテーマ発表は斬新で12チームの中で準優勝することができました。「毎日これだけの紙の量と保管場所が減って、業務が効率化される」ということはインパクトがあり、審査員もとても関心を持っていました。
社内の他業務にもソニーのデジタルペーパーの利用を勧めています。特に工場の業務では紙があふれています。紙を減らしてセキュリティーを遵守する上でさまざま用途があると考えています。
